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Mit einer Weiterleitung verbindet dein Assistent den Anrufer mit einem Mitarbeiter — etwa bei Notfällen, bei Beschwerden oder wenn jemand ausdrücklich einen Menschen sprechen will.

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Wie Weiterleitungen funktionieren

  • Wann — das beschreibst du im Routing-Prompt: in welcher Situation, an wen.
  • Wohin — die Zielnummer steht im Routing-Prompt. Ein eigenes Feld dafür gibt es nicht.
  • Wie — kalt (direkt durchstellen) oder warm (erst dem Mitarbeiter den Fall schildern, dann verbinden).
Rechne damit, dass niemand abhebt. Dann kommt dein Assistent zurück zum Anrufer und sagt es ihm. Beschreib im Prompt, was er dann tun soll — etwa einen Rückruf notieren.

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So richtest du sie ein

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„Neues Tool“ → „Weiterleitung“

Agenten → dein Assistent → Reiter Technik → Karte Tools & Integrationen → Neues Tool → Weiterleitung.
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Routing-Prompt schreiben

Beschreib Situation und Ziel, zum Beispiel:
Telefonnummern immer ohne Leerzeichen und mit Vorwahl, also +436641234567. Ist der Routing-Prompt leer, bleibt Erstellen grau — ohne Meldung.
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Typ wählen

  • Kalt (Blind): der Anrufer wird direkt durchgestellt. Dein Mitarbeiter hat ihn sofort am Apparat.
  • Warm: dein Assistent ruft den Mitarbeiter an und schildert den Fall — erst dann wird verbunden.
Bei Warm schreibst du unter KI Text an die Zielperson, was dein Mitarbeiter hören soll. Geht dort eine Mailbox ran, verbindet dein Assistent nicht.
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Angezeigte Nummer wählen

Welche Nummer dein Mitarbeiter im Display sieht — siehe Die Nummer des Anrufers anzeigen.
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Klingeldauer und Ansage

Klingeldauer beim Ziel (Sekunden): 5 bis 90. Danach kehrt dein Assistent zum Anrufer zurück. Leer lässt die Voreinstellung.Ansage während des Verbindens ist an: dein Assistent sagt dem Anrufer, dass er verbunden wird.
Ist der Schalter an und das Feld Ansage-Prompt leer, lässt sich nicht speichern. Schreib einen Satz hinein oder schalte die Ansage aus.
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Erstellen

Erscheint oben rechts Weiterleitung erstellt, gilt sie ab dem nächsten Anruf.
Erscheint stattdessen Die Änderung konnte nicht übernommen werden. Bitte erneut versuchen., steht die Weiterleitung zwar in der Liste, am Telefon gilt sie aber noch nicht. Öffne sie über das Stift-Symbol und klick noch einmal Speichern.
Ein Ziel, eine Weiterleitung. Brauchst du mehrere Ziele — etwa Zentrale und Bereitschaft —, leg für jedes eine eigene an und erwähne im Prompt, wann welche gilt.

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Die Nummer des Anrufers anzeigen

Unter Angezeigte Nummer legst du fest, was dein Mitarbeiter im Display sieht:
  • Agent Nummer — die Nummer deines Assistenten. Voreinstellung, und die Einstellung, mit der Weiterleitungen am sichersten durchgehen.
  • Anrufer Nummer — die Nummer des Anrufers. Praktisch, damit dein Mitarbeiter weiß, wer dran ist.
Bei Kalt (Blind) kommt darunter noch Cold Transfer Modus: SIP INVITE (Voreinstellung) oder SIP REFER. Wählst du SIP REFER, springt die Angezeigte Nummer von selbst auf Anrufer Nummer und lässt sich nicht mehr umstellen.
„Anrufer Nummer“ zusammen mit „SIP INVITE“ scheitert meist. goai schickt dabei die Nummer des Anrufers als Absender mit. Solche Weiterleitungen werden in der Praxis meist abgelehnt, weil diese Absendernummer nicht freigegeben ist: nach zwei, drei Sekunden ist dein Assistent wieder beim Anrufer, beim Mitarbeiter hat es nicht geklingelt. Stell auch bei Warm auf Agent Nummer.Die Ablehnung kommt nicht von deiner Telefonanlage — dort lässt sie sich deshalb auch nicht beheben. Die Lösung ist die Einstellung Agent Nummer.

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Wenn dein Mitarbeiter trotzdem wissen soll, wer anruft

  • SIP REFER ausprobieren: Kalt (Blind) → Cold Transfer Modus → SIP REFER. Der gelbe Hinweis im Dialog gilt: viele Telefonanlagen und Anbieter blocken das — dann schlägt die Weiterleitung fehl. Teste es deshalb mit zwei Anrufen — einmal abheben, einmal klingeln lassen — und prüf, welche Nummer ankommt und was der Anrufer hört.
  • Warm mit Agent Nummer: dein Assistent sagt deinem Mitarbeiter Name und Rückrufnummer an, bevor er verbindet. Das schreibst du in KI Text an die Zielperson. Die Nummer im Display ist dann die deines Assistenten.

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Woran du eine blockierte Anrufernummer erkennst

Im Gesprächsverlauf den Anruf öffnen:
  1. Im Reiter Transkript steht rot Weiterleitung nicht zustande gekommen. Der Hinweis dazu sagt, meist sei niemand rangegangen — bei diesem Fehler stimmt das nicht.
  2. Im Reiter Technik steht beim Ergebnis der Weiterleitung das Wort permission.
  3. Dein Assistent war nach zwei, drei Sekunden wieder beim Anrufer.
Steht dort stattdessen did not pick up und hat es länger gedauert, ist es kein Nummernproblem — dann war dein Mitarbeiter nicht erreichbar.

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Häufige Probleme

Die Weiterleitung steht auf Anrufer Nummer. Stell Angezeigte Nummer auf Agent Nummer und klick Speichern. Ist die Auswahl gesperrt, steht der Cold Transfer Modus auf SIP REFER — stell ihn zuerst auf SIP INVITE.
Wechselst du von SIP REFER zurück auf SIP INVITE oder auf Warm, bleibt Anrufer Nummer eingestellt — auch bei einer schon gespeicherten Weiterleitung. Stell Angezeigte Nummer danach von Hand auf Agent Nummer.
Oft ist Ansage während des Verbindens an, das Feld Ansage-Prompt aber leer. Trag einen Satz ein oder schalte die Ansage aus.
Steht Angezeigte Nummer auf Agent Nummer, sieht dein Mitarbeiter die Nummer deines Assistenten — das ist so eingestellt. Steht sie auf Anrufer Nummer und es kommt trotzdem eine andere oder keine Nummer an, ersetzt oder unterdrückt womöglich die Anlage oder der Anbieter deines Mitarbeiters fremde Nummern. Das wird dort eingestellt, nicht in goai. Üblich ist, beim Anbieter oder Anlagenbetreuer die Anzeige übermittelter Rufnummern freischalten zu lassen (oft CLIP no screening genannt). Ruft jemand mit unterdrückter Nummer an, gibt es nichts anzuzeigen.
Nimm Warm mit Agent Nummer und lass sie ihm im KI Text an die Zielperson ansagen.
Prüf zuerst den Routing-Prompt: beschreib die Situation konkret und schreib die Nummer ohne Leerzeichen und mit Vorwahl. Kam beim Erstellen oder Speichern die Meldung Die Änderung konnte nicht übernommen werden. Bitte erneut versuchen., gilt die Weiterleitung am Telefon noch nicht — öffne sie über das Stift-Symbol und klick noch einmal Speichern.

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So testest du

  1. Richte eine Weiterleitung auf dein eigenes Handy ein.
  2. Ruf deinen Assistenten von einem anderen Telefon an und löse die Situation aus.
  3. Nimm auf deinem Handy ab — sieh nach, welche Nummer im Display steht.
  4. Ruf noch einmal an und lass es klingeln: dein Assistent muss nach der Klingeldauer zurück zum Anrufer kommen. Schalte dafür die Mailbox deines Handys ab oder stell Klingeldauer beim Ziel (Sekunden) kürzer ein, als deine Mailbox zum Annehmen braucht — bei Kalt (Blind) nimmt sonst die Mailbox den Anruf an. Bei SIP REFER ist dieser zweite Anruf besonders wichtig.
  5. Im Gesprächsverlauf stehen beide Anrufe einzeln. Öffne jeden und sieh im Reiter Technik nach, was beim Ergebnis der Weiterleitung steht. Steht dort permission, stell auf Agent Nummer um.

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Verwandte Seiten

Gesprächsverlauf

Was dein Assistent kann